Stellenausschreibung Assistenz der Geschäftsführung
Das Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung BGF GmbH berät und unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung betriebsspezifischer Programme zum Gesundheitsmanagement. Als Tochterunternehmen der AOK Rheinland/Hamburg nimmt das BGF-Institut die Aufgaben der Gesundheitskasse wahr, die Mitgliedsunternehmenüber Gesundheitsdaten und -gefahren aufzuklären. Zum Kerngeschäft gehören Gesundheitsförderungsmaßnahmen die im Auftrage der Unternehmen durchgeführt werden. Darüberhinaus beteiligt sich das BGF-Institut an der Durchführung von Förderprojekten aus dem Bereich der BGF.
Für unseren Standort Köln suchen wir ab sofort als Vollzeitstelle (41 Std./Woche) eine Assistenz/Sekretariat der Geschäftsführung (Sekretariat, Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung).
Aufgaben Personalverwaltung
- Gehaltsbuchhaltung
- Erfassung und Pflege der Personalstammdaten/Personalakten
- Bewerbermanagement, Personalwesen (Arbeitsverträge, Urlaubsplanung etc.)
- Reisekostenabrechnung, Reisekoordination
- Auswertung/Sichern Zeiterfassung
- Ansprechpartner in allen lohn- und gehaltsbezogenen Fragen
- Ansprechpartner für Sozialversicherungsträger
Aufgaben Finanzbuchhaltung
Alle Abläufe in der täglichen Finanzverwaltung wie:
- tägliche Buchführung
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs und der Kontenüberwachung (Online-Banking)
- Rechnungsstellung/Rechnungsprüfung
- vorbereitende Buchführung für Steuerberater
- regelmäßige Controlling-Auswertungen (Excel, PowerPoint, Word etc.)
- Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
- Zuarbeiten für die Geschäftsleitung und regelmässige Erstellung von Reports
- Führen der Kassenbücher/Handkasse/Portokasse (Köln/Hamburg)
Aufgaben Sekretariat
- allg. Bürotätigkeiten wie Telefonzentrale, Erledigung diverser anfallender Korrespondenztätigkeiten, Posteingang/-ausgang
- Vorbereitung und Organisation von Meetings und Konferenzen
- Erstellung von Grafiken und Folien für die Geschäftsführung
Anforderungen
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und praktische Berufserfahrung als Bürokauffrau/-mann mit Schwerpunkt bzw. Aus-/Weiterbildung im Bereich Buchhaltung, Personal- oder Rechnungswesen oder vergleichbar im kaufmännischen Bereich
- sichere Microsoft-Office-Kenntnisse (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, etc.)
- Erfahrung in der Umsetzung von Zahlenmaterial in graphischer Form
- Kommunikationsfähigkeit
- Sorgfalt/Genauigkeit
- Zuverlässigkeit
- selbstständiges Arbeiten
- Teamfähigkeit